Att lämna anbud
LOU omöjliggör så kallad prenumeration på kommunens förfrågningsunderlag, därför måste du som leverantör själv hålla dig informerad om pågående upphandlingar.
Kommunens upphandlingar publiceras i upphandlingssystemet TendSign
, där även anbuden ska lämnas elektroniskt.
Förfrågningsunderlag
I förfrågningsunderlaget finns bland annat upplysning om:
- vad som ska upphandlas
- avtalstid/leveranstid
- hur anbud lämnas
- när anbudet senast ska vara kommunen till handa
- hur länge anbudet ska vara giltigt/bindande för anbudsgivaren
- vem som lämnar upplysningar om upphandlingen
Vad ska jag som anbudsgivare tänka på?
Som anbudsgivare är det en del att tänka på när du ska lämna anbud. Använd listan nedan för att säkerställa att du får med all information i ditt anbud.
Du ska:
- snarast möjligt läsa igenom förfrågningsunderlaget noga (anbudsgivaren har till exempel bara en viss tid på sig att ställa frågor på underlaget och det kan ta tid att skaffa begärda dokument och så vidare)
- följa förfrågningsunderlagets disposition/uppställning
- svara på alla frågor som ställs och lämna alla uppgifter/dokument som begärs
- uppfylla alla ska-krav (anbudet blir förkastat om dessa krav inte är uppfyllda)
- vara noggrann och ange allt som kan vara av vikt för bedömningen av anbudet (när anbudet är inlämnat får kompletteringar och ändringar endast göras om det rör sig om uppenbara felräkningar/felskrivningar)
- lämna uppgift om anbudsgivarens/företagets fullständiga adress, telefon-, e-postadress, organisationsnummer och namn på den som kan lämna upplysningar om anbudet
- behörig person/firmatecknare undertecknar anbudet
- se till att anbudet kommer kommunen tillhanda i rätt tid (anbud som inte är kommunen tillhanda på den dag som anges i förfrågningsunderlaget förkastas enligt LOU)
Vad händer sedan med anbudet?
När kommunen har fått ditt anbud sker följande:
- anbuden öppnas dagen efter sista anbudsdag där minst två av kommunen utsedda personer är närvarande. Ett öppningsprotokoll skrivs.
- anbudet kontrolleras så att alla begärda uppgifter och dokument finns med, ska-kraven är uppfyllda och inget behöver förtydligas
- anbuden utvärderas i enlighet med de utvärderingskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget (inga andra skäl än de som angivits får ligga till grund för upphandlingsbeslutet)
- tilldelningsbeslut fattas
- tilldelningsmeddelande tillsammans med beslutsmotivering/utvärdering skickas ut (till samtliga som lämnat anbud)
- avtal skrivs och undertecknas av tilldelad anbudsgivare/leverantör och kommunen
Om du inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut
Från det att tilldelningsmeddelandet skickats ska det gå 10 dagar innan avtal får tecknas.
Under den här tiden (innan avtal har tecknats) har den anbudsgivare som anser att upphandlingen handlagts på ett felaktigt sätt (formella fel) möjlighet att begära överprövning av tilldelningsbeslutet hos förvaltningsrätten.
Om du som anbudsgivare inte är nöjd med ett upphandlingsbeslut där avtal redan är tecknat med annan anbudsgivare, kan du väcka talan (klaga) vid allmän domstol (tingsrätt).
Sekretess
Under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt är avslutad, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen.
Uppgift om hur många och vem som begärt förfrågningsunderlaget/lämnat anbud får till exempel inte lämnas ut. När upphandlingen är avslutad upphör sekretessen och samtliga handlingar som rör upphandlingen blir, enligt huvudregeln, offentliga. Sekretessen kan dock fortsätta att gälla i vissa fall, till exempel till förmån för det allmänna eller enskild, se Offentlighets- och Sekretesslag (2009:400) 6 och 8 Kap.
Om någon begär att få ut handlingar rörande en upphandling, ska kommunen skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning. Om prövningen leder till att handlingarna inte lämnas ut, ska ett motiverat skriftligt beslut med överklagandehänvisning lämnas. Den som inte är nöjd med beslutet kan överklaga detta till Kammarrätten.
Vill du veta mer?
Om du vill veta mer om upphandlingar och hur du lämnar anbud, är du välkommen att kontakta upphandlingsavdelningen.
Läs mer i vår folder om upphandling och inköp.